Регламент о порядке действий по работе с заказами

 

1. Основные термины и определения

Заказ Клиента - запрос Клиента на поставку ему товаров/оказание услуг в установленные Договором сроки. Заказ Клиента может быть оформлен на основании данных о первичном спросе Клиента (первоначальный заказ от Клиента). Заказ Клиента должен соответствовать форме, указанной в приложениях к подписанному Договору с Клиентом.

Договор – соглашение двух или нескольких лиц, на основании которого возникают, изменяются или прекращаются правоотношения.

EDI (Electronic data interchange) - система для передачи электронных данных между Контрагентами. Через EDI можно отправлять и принимать финансовую, коммерческую и логистическую информацию.

Клиент/Контрагент – физическое/юридическое лицо, с которым Компания осуществляет/планирует осуществлять операции в рамках своей основной деятельности.

Компания – Открытое акционерное общество «Сыктывкар Тиссью Груп» (ОАО «СТГ»).

Претензия – письменное требование, адресованное Поставщику, об устранении несоответствий по качеству и/или количеству поставленного товара, обоснованное условиями Договора.

Просроченная дебиторская задолженность – задолженность за товары, не оплаченные в установленный договором срок.

Тип цен – вид действующей цены на товар, установленной в Договоре с Клиентом, который применяется к конкретной отгрузке.

Учетная система - информационная система, объединяющая комплекс процедур по сбору, регистрации, обработке и предоставлению данных об активах и хозяйственных операциях Компании, предназначенная для аудита и контроля всей финансово-хозяйственной деятельности Компании.

2. Прием заказов менеджерами по продажам

• 1. Настоящий Регламент обязателен для исполнения менеджером по продажам.
  2. Менеджер по продажам осуществляют прием заказов от Клиента ежедневно в рабочие дни с 8-00 до 17-00 (по московскому времени). Заказы от Клиентов принимаются любым из следующих способов:
• по EDI;
• через Личный кабинет клиента (адрес сайта lk.sgbi.ru);
• по электронной почте (адрес электронной почты, указан в Договоре).
  3. Менеджер по продажам при формировании заказа Клиента руководствуется следующими требованиями:
• Количество товара в заказе Клиента должно быть кратно паллете, т.е. заказ Клиента должен состоять только из полных паллет, при этом информация о количестве групповых упаковок на одной паллете указана в характеристике товара.
• Объем товара в заказе Клиента должен быть кратен транспортному средству, т.е. количество товаров в заказе Клиента должно соответствовать вместимости транспортного средства;
• Тип цен, указанный в заказе Клиента, должен соответствовать согласованному с Клиентом типу цен на дату отгрузки.
• Требования к заказу Клиента транспортных услуг отражены в п. 3.1. и 3.2. настоящего Регламента.
  4. Менеджер по продажам осуществляет обработку и подтверждение заказа Клиента в тот же рабочий день при условии получения заказа Клиента до 14-00 (по московскому времени). В случае предоставления заказа Клиентом после 14-00, срок его обработки и подтверждения продлевается до 12-00 (по московскому времени) следующего рабочего дня.
  5. Менеджер по продажам в день обработки заказа Клиента выставляет в адрес Клиента счет на оплату. В случае предоставления заказа Клиентом после 14-00 (по московскому времени), срок выставления счета на оплату продлевается до 12-00 (по московскому времени) следующего рабочего дня.
  6. Счет на оплату считается согласованным Клиентом после получения менеджером по продажам письменного подтверждения (по электронной почте/EDI/через Личный кабинет), включающего в совокупности:

• Подтверждение ассортимента и количества позиций в заказе Клиента;
• Подтверждение способа отгрузки (на паллетах/валом);
• Обозначение необходимости оформления дополнительных документов/маркировки.
• Подтверждение цен.

3. Отгрузка и доставка товара

• 1. В случае самовывоза: менеджер по продажам согласовывает с Клиентом планируемую дату отгрузки товара на следующий рабочий день после обработки заказа Клиента. Менеджер по продажам получает от Клиента действующую доверенность на уполномоченного представителя Клиента не позднее, чем за 1 (один) рабочий день до планируемой даты отгрузки товара. Обмен доверенностями производится по электронной почте только с электронных адресов, прописанных в Договоре.
  2. В случае доставки транспортом Компании: менеджер по продажам на следующий рабочий день после обработки заказа Клиента согласовывает с Клиентом ожидаемую дату и время отгрузки, а также ожидаемую дату и время доставки товара до Клиента.
  3. Расчет даты отгрузки и даты доставки товара до Клиента производится:
• В части даты отгрузки со склада Компании - исходя из внутренних нормативов Компании на поиск транспорта (Приложение 2 к настоящему Регламенту).
• Время нахождения товара в пути рассчитывается исходя из внутренних нормативов Компании на транспортировку товара (в зависимости от удаленности склада разгрузки Клиента от пункта отгрузки Компании) (Приложение 2 к настоящему Регламенту).
  4. Менеджер по продажам назначает транспорт в день постановки транспортного средства в очередь склада для осуществления отгрузки.
  5. Отгрузка товара производится при соблюдении следующих условий:
• Отсутствует просроченная дебиторская задолженность Клиента перед Компанией.
• Если в Договоре присутствует условие по предоплате, то необходимая предоплата получена Компанией в полном объеме в соответствии с условиями заключенного Договора с Клиентом. При этом в платежном поручении четко идентифицирован номер заказа Клиента/счета на оплату или указан уникальный идентификатор платежа, отраженный в счете на оплату, а назначение платежа является корректным.
  6. Поставка производится при соблюдении следующих условий:
     1. В случае самовывоза:

• Соблюдено согласованное время погрузки на складе Компании, транспортное средство прибыло вовремя. Уполномоченный представитель имеет на руках действующую оригинальную бумажную доверенность от Клиента.
  1. 2. В случае доставки Компанией:

• Доставка товара Клиенту транспортом Компании осуществляется в срок согласно внутренним нормативам Компании, рассчитанным исходя из предполагаемого времени транспорта в пути (Приложение 2 к настоящему Регламенту).
• Клиентом соблюдено согласованное время разгрузки, согласно прописанным условиям в Договоре.
  7. Схема работы с заказом Клиента указана в Приложении 1 к настоящему Регламенту.

4.   Работа с претензиями

• 1. При выявлении несоответствий по ассортименту и количеству после отгрузки товара, менеджер по продажам согласовывает с Клиентом выявленное несоответствие и регистрирует претензию в учетной системе.
  2. В случае обнаружения недостачи, брака, пересортицы при приемке товара, Клиент в момент обнаружения, но не позднее 14 (четырнадцати) календарных дней с момента получения товара, предоставляет подтверждающие фото/видеоматериалы и заполненный акт с подписью и печатью. Предоставление ответа на претензию Клиента производится менеджером по продажам:
• В случае возникновения претензии по цене - в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения претензии.
• В случае возникновения претензии по количеству - в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения претензии.
• В случае возникновения претензии по качеству - в течение 7 (семи) рабочих дней с момента получения претензии.

5. Ответственность и контроль
6. 1. Менеджер по продажам несут ответственность за исполнение настоящего регламента в рамках своих полномочий.
   2. Контроль за выполнением настоящего Регламента возлагается на Руководителя отдела сопровождения продаж.
   3. При обнаружении нарушений требований настоящего Регламента Руководитель отдела сопровождения продаж проводит анализ ситуации, в результате которого может принять следующие решения:

- если нарушение связано с недостаточным знанием/пониманием нарушителя требований настоящего Регламента, проводит с ним разъяснительную работу;

- если нарушение связано с недобросовестным выполнением менеджера по продажам Компании своих должностных обязанностей, имеет право ходатайствовать о наложении дисциплинарного взыскания согласно Правил внутреннего трудового распорядка ОАО «СТГ».

1. 4. При исполнении настоящего Регламента необходимо учитывать действия локальных документов, принятых в Компании после его утверждения.

Подготовку изменений и дополнений к настоящему Регламенту, согласование их с заинтересованными лицами, контроль за процессом согласования и подписания, а также ознакомление всех заинтересованных лиц с принятыми изменениями и дополнениями к настоящему Регламенту осуществляет Руководитель отдела сопровожд

Схема работы с заказом Клиента (Приложение №1)